Be Copilot i Power Automate om å bygge en flyt, og det vil gjøre det. Beskriv hva du vil ha på enkelt språk, og på sekunder får du en fungerende automatisering – utløsere, handlinger og alt. For noen år siden tok dette en spesialist en hel ettermiddag. I dag tar det en setning. Så et rimelig spørsmål følger. Hvis AI kan bygge flyten, hva er egentlig igjen for en konsulent å gjøre?
Å bygge flyten var aldri den vanskeligste delen. Den vanskeligste delen er å vite hvilken flyt som skal bygges, om den fortsatt vil kjøre riktig når et felt er tomt, en utløser fyrer to ganger, eller en godkjenning kommer inn i feil rekkefølge, og om det å automatisere denne spesifikke prosessen er verdt innsatsen i det hele tatt. Copilot håndterer byggingen godt. Resten avhenger av hvor godt noen forstår prosessen bak den – enten den noen er deg, teamet ditt, eller en konsulent hentet inn for å hjelpe.
AI kan bygge en flyt. Noen må fortsatt definere den riktige.
Copilot jobber ut fra det du skriver. Hvis du beskriver en prosess tydelig, vil den oversette den beskrivelsen til steg. Det den ikke vil gjøre på egenhånd, er å stille spørsmål ved selve prosessen – ganske enkelt fordi den ikke var der for å se hvordan prosessen faktisk kjører dag for dag.
Si at et finansteam ber om en flyt som automatisk godkjenner enhver faktura under et visst beløp. Copilot vil bygge det uten å nøle. Om den også bør flagge den samme leverandøren som sender inn fem fakturaer rett under grensen i én uke, er en vurdering som avhenger av selskapets leverandører, svindelhistorikk og hvor mye risiko det er komfortabelt med. Den konteksten må komme fra et sted.
Noen ganger har et team allerede den og trenger bare å si det tydelig. Noen ganger hjelper det å ha noen som sitter med prosessen først og kartlegger hvor den faktisk bryter ned.
Tre ting verdt å sjekke før du automatiserer noe som helst
Enten du bygger flyten selv eller ber noen om hjelp, er dette spørsmålene som har en tendens til å bety mest.
Er denne prosessen verdt å automatisere i det hele tatt? Noen oppgaver ser repetitive ut, men involverer nok skjønn eller kanttilfeller til at automatisering av dem skaper mer oppryddingsarbeid enn de sparer. Det er verdt å sjekke om en prosess har den typen lav variasjon som gjør automatisering lønnsomt, eller om den fortsatt trenger et menneske som tar avgjørelsen.
Vil dette holde seg utenfor den lykkelige stien? En flyt som fungerer perfekt i en demo kan oppføre seg annerledes første gang et felt er tomt, et datoformat endres, eller to utløsere fyrer på én gang. Power Automate er et genuint kapabelt verktøy, men som enhver no-code-plattform har det reelle grenser rundt feilhåndtering og kompleks betinget logikk. Å vite omtrent hvor disse grensene er – før du møter dem i produksjon – kommer for det meste fra å ha bygget noen flyter før og sett hvor de brøt ned.
Passer dette inn i det du allerede har? Mange selskaper kjører allerede Microsoft 365, så det gir vanligvis mening at automatiseringen lever inne i verktøy de allerede betaler for, i stedet for å legge til en ny plattform på toppen. Om det er Power Automate eller noe annet avhenger av eksisterende oppsett, teamets komfort med disse verktøyene, og hvor selskapet er på vei neste gang. Det er også verdt å sjekke om prosessen faktisk trenger en systemintegrasjon først, siden en flyt som skal flytte data mellom to verktøy bare fungerer like godt som forbindelsen mellom dem.
Hvor en konsulent tilfører noe utover byggingen
Hvis et team har tid og prosessen er godt forstått, kan det å bygge flyten direkte med Copilot være helt nok. Hvor en konsulent har en tendens til å tilføre noe ekstra er i noen spesifikke steder.
Prosesskartlegging kommer fortsatt først. Før noen flyt bygges, trenger noen å dokumentere hva som faktisk skjer i dag – steg for steg, inkludert unntakene ingen nevner før noe går galt. Denne delen har ikke endret seg med AI. Faktisk betyr det mer, fordi en tydelig beskrivelse er nøyaktig hva et verktøy som Copilot trenger for å produsere noe nyttig.
AI fungerer godt som et utkastverktøy. En konsulent kan bruke Copilot til å generere en første versjon av en flyt raskt, deretter sjekke det utkastet mot den virkelige prosessen, legge til feilhåndteringen en første gjennomgang ofte mangler, og teste det mot rotete, ekte data i stedet for et rent eksempel.
Dokumentasjon har en tendens til å bety mer, ikke mindre. Når flyter er lettere å produsere, er det en tendens til at flere av dem bygges – av flere mennesker. Å holde oversikt over hva hver av dem gjør og er avhengig av, er det som hindrer et nyttig sett med automatiseringer fra å bli en haug ingen fullt ut forstår ett år senere.
Noen ganger er det mest nyttige svaret "ikke ennå." Fordi det å bygge en flyt har blitt så enkelt, kan det friste å automatisere en prosess før det er klart at den burde automatiseres i det hele tatt. Å ha noen som veier inn på det ærlig – selv om svaret er å vente eller gjøre det manuelt litt lenger – er ofte verdt mer enn selve flyten.
Uansett hvilken vei du går
Ingenting av dette er et argument for eller mot å bruke AI til å bygge dine egne automatiseringer. Hvis du fortsatt jobber med å finne ut hvor AI passer inn i en liten eller voksende virksomhet mer generelt, har vi skrevet om det separat. Mange team kartlegger en prosess tydelig, beskriver den godt for Copilot, og ender opp med nøyaktig det de trenger. Andre kommer lenger og innser at prosessen er rotete enn forventet, eller de vil rett og slett heller ha et ekstra sett øyne før det går live et viktig sted.
Rocksoft er en Microsoft Solutions Partner, så teamet vårt jobber jevnlig inne i Power Automate, SharePoint og det bredere Microsoft 365-økosystemet – bruker verktøy som Copilot der de genuint hjelper, og trår inn med mer skreddersydd logikk der no-code når sine grenser. Hvis du allerede har en prosess i tankene og vil tenke den gjennom før du bygger noe, beskriver automatiseringstjenestesiden vår hvordan vi vanligvis nærmer oss det – eller du kan bare ta kontakt og fortelle oss hva du jobber med.
