Poproś Copilota w Power Automate, żeby zbudował ci flow, a ten to zrobi. Opisz prostymi słowami, czego chcesz, a po kilku sekundach dostaniesz działającą automatyzację, z triggerami, akcjami i całą resztą. Kilka lat temu zajmowało to specjaliście całe popołudnie. Dziś wystarczy jedno zdanie.
Nasuwa się więc uczciwe pytanie. Skoro AI potrafi zbudować flow, co właściwie zostaje konsultantowi?
Zbudowanie flow nigdy nie było najtrudniejszą częścią. Trudniej jest wiedzieć, jaki flow zbudować, czy nadal będzie działał poprawnie, gdy pole będzie puste, trigger odpali dwa razy albo zatwierdzenie przyjdzie w złej kolejności, i czy automatyzacja akurat tego procesu w ogóle jest warta zachodu. Copilot dobrze radzi sobie z budowaniem. Reszta zależy od tego, jak dobrze ktoś rozumie proces, który za tym stoi, niezależnie od tego, czy to ty, twój zespół, czy konsultant, którego do tego zaprosisz.
AI zbuduje flow. Ale ktoś nadal musi zdefiniować właściwy
Copilot pracuje na tym, co wpiszesz. Jeśli jasno opiszesz proces, zamieni ten opis w kroki. Sam z siebie nie zakwestionuje jednak samego procesu, po prostu dlatego, że nie widział, jak ten proces naprawdę działa na co dzień.
Załóżmy, że dział finansów prosi o flow, który automatycznie zatwierdza każdą fakturę poniżej określonej kwoty. Copilot zbuduje to bez wahania. To, czy powinien też oznaczyć sytuację, w której ten sam dostawca w jednym tygodniu przesyła pięć faktur tuż pod progiem, to kwestia osądu, która zależy od dostawców tej firmy, jej historii nadużyć i tego, ile ryzyka jest gotowa zaakceptować. Ten kontekst musi skądś przyjść.
Czasem zespół już go ma i wystarczy go jasno spisać. Czasem warto, żeby ktoś najpierw usiadł z procesem i zmapował, gdzie naprawdę się sypie.
Trzy rzeczy, które warto sprawdzić, zanim cokolwiek zautomatyzujesz
Niezależnie od tego, czy budujesz flow samodzielnie, czy prosisz kogoś o pomoc, to te pytania zwykle liczą się najbardziej.
Czy ten proces w ogóle warto automatyzować? Niektóre zadania wyglądają na powtarzalne, ale wymagają na tyle dużo osądu albo obsługi przypadków brzegowych, że automatyzacja tworzy więcej sprzątania, niż oszczędza. Warto sprawdzić, czy proces ma małą zmienność, przy której automatyzacja się opłaca, czy jednak wciąż potrzebuje człowieka, który podejmie decyzję.
Czy to wytrzyma poza idealną ścieżką? Flow, który w demie działa bez zarzutu, może zachować się inaczej, gdy pierwszy raz pole będzie puste, zmieni się format daty albo odpalą się naraz dwa triggery. Power Automate to naprawdę potężne narzędzie, ale jak każda platforma no-code ma realne ograniczenia w obsłudze błędów i złożonej logice warunkowej. Wiedza, gdzie mniej więcej leżą te granice, zanim natkniesz się na nie na produkcji, bierze się głównie z tego, że zbudowało się kilka flow i widziało, gdzie się psują.
Czy to pasuje do tego, co już masz? Wiele firm już korzysta z Microsoft 365, więc zwykle ma sens, żeby automatyzacja żyła w narzędziach, za które i tak płacą, zamiast dokładać nową platformę. Czy to będzie Power Automate, czy coś innego, zależy od obecnego setupu, komfortu zespołu z tymi narzędziami i tego, dokąd firma zmierza dalej. Warto też sprawdzić, czy proces nie potrzebuje najpierw integracji systemów, bo flow, który ma przenosić dane między dwoma narzędziami, działa tylko tak dobrze, jak połączenie między nimi.
Gdzie konsultant wnosi coś więcej niż samo zbudowanie
Jeśli zespół ma czas, a proces jest dobrze zrozumiały, zbudowanie flow bezpośrednio w Copilocie może w zupełności wystarczyć. Konsultant zwykle dokłada coś ekstra w kilku konkretnych miejscach.
Mapowanie procesu nadal jest na pierwszym miejscu. Zanim powstanie jakikolwiek flow, ktoś musi spisać, co dzieje się dziś, krok po kroku, razem z wyjątkami, o których nikt nie wspomina, dopóki coś nie pójdzie nie tak. Ta część nie zmieniła się wraz z AI. Wręcz jest teraz ważniejsza, bo jasny opis to dokładnie to, czego narzędzie takie jak Copilot potrzebuje, żeby wyprodukować coś przydatnego.
AI świetnie sprawdza się jako narzędzie do pierwszych szkiców. Konsultant może użyć Copilota, żeby szybko wygenerować pierwszą wersję flow, a potem sprawdzić ją z prawdziwym procesem, dorzucić obsługę błędów, którą pierwsze podejście często pomija, i przetestować na brudnych, prawdziwych danych zamiast na czystym przykładzie.
Dokumentacja zwykle zyskuje na znaczeniu, a nie je traci. Gdy flow łatwiej się produkuje, powstaje ich więcej i buduje je więcej osób. Dzięki temu, że ktoś pilnuje, co każdy z nich robi i od czego zależy, przydatny zestaw automatyzacji nie zamienia się w stertę, której po roku nikt do końca nie rozumie.
Czasem najbardziej przydatna odpowiedź brzmi: "jeszcze nie". Skoro budowanie flow stało się takie łatwe, można ulec pokusie, żeby zautomatyzować proces, zanim w ogóle jest jasne, że właśnie to należy zrobić. Jeśli ktoś uczciwie to oceni, nawet gdy odpowiedź brzmi: poczekaj albo rób to jeszcze chwilę ręcznie, często jest to warte więcej niż sam flow.
Jakąkolwiek drogę wybierzesz
Nic z tego nie przemawia ani za tym, ani przeciw temu, żebys budował własne automatyzacje z pomocą AI. Jeśli dopiero ustalasz, gdzie AI pasuje w małej lub rosnącej firmie w szerszym ujęciu, napisaliśmy o tym osobno. Mnóstwo zespołów jasno mapuje proces, dobrze opisuje go Copilotowi i dostaje dokładnie to, czego potrzebuje. Inne w trakcie zauważają, że proces jest bardziej chaotyczny, niż myślały, albo po prostu wolą mieć drugą parę oczu, zanim coś trafi w ważne miejsce.
Rocksoft jest Microsoft Solutions Partner, więc nasz zespół na co dzień pracuje w Power Automate, SharePoint i szerszym ekosystemie Microsoft 365, używając narzędzi takich jak Copilot tam, gdzie naprawdę pomagają, i wchodząc z bardziej dopasowaną logiką tam, gdzie no-code się kończy. Jeśli masz już na myśli jakiś proces i chcesz go przemyśleć, zanim cokolwiek zbudujesz, nasza strona usług automatyzacji pokazuje, jak zwykle do tego podchodzimy, albo po prostu napisz do nas i powiedz, nad czym pracujesz.
