Administrative Support Services

Maintenance & Support

Administrative Support Services
Wir übernehmen die wiederkehrenden Aufgaben, für die dein Team keine Zeit hat – und zeigen dir, wo Automatisierung sie komplett abnehmen kann.

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13+ years on the market

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Was wir entwickeln

Administrative Support Services

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Warum Rocksoft?

Wir sind seit 2013 auf diesem Weg. Wir wissen, wo es schwierig wird.
Wir sehen operative Arbeit als Vorstufe zur Automatisierung – nicht als Dauerlösung
Jeder Prozess, den wir übernehmen, wird dokumentiert – das Wissen bleibt in deinem Unternehmen
Wir arbeiten branchenübergreifend – E-Commerce, SaaS, professionelle Dienstleistungen und mehr
Wenn deine Prozesse bereit zur Automatisierung sind, kann dasselbe Team das auch umsetzen

So arbeiten wir

Unser Prozess

01

Erstes Gespräch

30-minütiger Call, um deine Idee, deinen Zeitplan und deine Rahmenbedingungen zu verstehen. Unverbindlich.
02

Analyse der Arbeitslast

Wir schauen uns an, was dein Team manuell erledigt, wie oft und wie lange das dauert – und identifizieren, wo wir sofort entlasten können.
Low-barrier entry
03

Umfang & Übergabe

Wir legen gemeinsam fest, welche Aufgaben wir übernehmen, welches Volumen zu erwarten ist, wie schnell wir liefern und welche Qualitätsstandards gelten. Keine Unklarheiten.
04

Betrieb & Optimierung

Wir führen die Prozesse durch, dokumentieren alles und melden Automatisierungspotenziale, sobald wir sie erkennen. Regelmäßige Reports halten dich auf dem Laufenden.

Got questions about our process? Let's talk - we reply within 24 hours.

Climb Starters

Starte smart mit einem risikoarmen ersten Schritt

Jeder Aufstieg beginnt mit einem sicheren Schritt.
Jeder Starter hat einen festen Umfang und einen Festpreis - Klarheit, Strategie oder ein funktionierender Prototyp in Tagen, nicht Monaten.

2 Tage · Remote oder vor Ort

Discovery workshop

Eine klare Produkt-Roadmap und ein entwicklungsfertiger Scope in 2 Tagen

3–5 Tage · Je nach Codebase-Größe

Code Audit

Wisse genau, was nicht funktioniert, was riskant ist und was zuerst behoben werden muss

3–5 Tage · Festpreis

UX Audit

Eine priorisierte Liste von UX-Verbesserungen, die Conversion und Retention steigern

Über Grenzen hinaus

Der Aufstieg wird global

Verschiedene Märkte, unterschiedliches Terrain — aber das Ziel ist immer dasselbe: Unternehmen dabei helfen, die nächste Stufe ihres Wachstums zu erreichen.

"Ihre Fähigkeit, schnell die richtigen Talente zu finden, und ihr Engagement für unseren Erfolg haben uns beeindruckt."

Felix Hanken
IT Manager, Fintech Systems Norway AS

Weltkarte mit Markierungen der Rocksoft-Kunden in verschiedenen Ländern

Tools & Technologien

Portfolio

Häufig gestellte Fragen

Still have questions? We'd love to hear from you. Pick the easiest way to reach us below.

Let's talk about your project

Every climb starts with knowing where you stand.
Let's talk about what you're building and what makes sense as a next step.

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"They always tried to understand the added value and business case behind the project. They targeted efforts to make the biggest impact on our business."

Peter Savage
Director, Segavas, Oxford UK

"They understand our culture and what is important for our customers."

Clutch Review (Anonymous)
CEO, Accounting Integrations Company, Norway

Was wir entwickeln

Administrative Support Services

Dateneingabe & Datenmigration

Genau, strukturiert und pünktlich erledigt. Wir übernehmen datenintensive Aufgaben, damit dein Team nicht damit beschäftigt ist, Daten manuell zwischen Systemen zu übertragen.

  • Manuelle und teilautomatisierte Dateneingabe
  • Datenmigration zwischen Plattformen und Datenbanken
  • Datenbereinigung, Deduplizierung und Validierung

Content & Katalogpflege

Deine Produktdaten, Listings und Inhalte aktuell zu halten – plattformübergreifend, im richtigen Format, ohne Engpässe.

  • Aktualisierung und Verwaltung von E-Commerce-Produktkatalogen
  • Dokumentenverarbeitung und vorlagenbasierte Content-Erstellung
  • Synchronisierung von Inhalten über mehrere Plattformen hinweg
  • Prozessdokumentation & Automatisierungsvorbereitung

    Wir erledigen die Arbeit – und dokumentieren sie dabei. Jede wiederkehrende Aufgabe, die wir übernehmen, wird so aufbereitet, dass sie sich später leicht automatisieren lässt.

    • Erstellung von Standard Operating Procedures (SOPs)
    • Identifikation von Automatisierungspotenzialen in bestehenden Abläufen
    • Reibungsloser Übergang zu Automatisierung oder Integrationen, wenn der Zeitpunkt stimmt

    Warum Rocksoft?

    Wir sind seit 2013 auf diesem Weg. Wir wissen, wo es schwierig wird.

    Wir sehen operative Arbeit als Vorstufe zur Automatisierung – nicht als Dauerlösung

    Jeder Prozess, den wir übernehmen, wird dokumentiert – das Wissen bleibt in deinem Unternehmen

    Wir arbeiten branchenübergreifend – E-Commerce, SaaS, professionelle Dienstleistungen und mehr

    Wenn deine Prozesse bereit zur Automatisierung sind, kann dasselbe Team das auch umsetzen

    So arbeiten wir

    Unser Prozess

    Erstes Gespräch

    30-minütiger Call, um deine Idee, deinen Zeitplan und deine Rahmenbedingungen zu verstehen. Unverbindlich.

    Analyse der Arbeitslast

    Wir schauen uns an, was dein Team manuell erledigt, wie oft und wie lange das dauert – und identifizieren, wo wir sofort entlasten können.

    Niedriger Einstieg

    Umfang & Übergabe

    Wir legen gemeinsam fest, welche Aufgaben wir übernehmen, welches Volumen zu erwarten ist, wie schnell wir liefern und welche Qualitätsstandards gelten. Keine Unklarheiten.

    Betrieb & Optimierung

    Wir führen die Prozesse durch, dokumentieren alles und melden Automatisierungspotenziale, sobald wir sie erkennen. Regelmäßige Reports halten dich auf dem Laufenden.

    Hast du Fragen zu unserem Prozess? Lass uns sprechen - wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

    Climb Starters

    Starte smart mit einem risikoarmen ersten Schritt

    Jeder Aufstieg beginnt mit einem sicheren Schritt. Jeder Starter hat einen festen Umfang und einen Festpreis – Klarheit, Strategie oder ein funktionierender Prototyp in Tagen, nicht Monaten.

    60 Min. · Kostenpflichtige Beratung

    Clarity session

    Geh aus einem einzigen Meeting mit dem genauen Wissen heraus, was du entwickeln sollst und wie

    Eine fokussierte 60-minütige Strategiesession mit einem erfahrenen Rocksoft-Ingenieur und Product Lead. Bring deine Idee, dein Problem oder deine Produktfrage mit – wir geben dir einen konkreten Weg nach vorne.

    Diesen Starter buchen

    2 Tage · Remote oder vor Ort

    Discovery workshop

    Eine klare Produkt-Roadmap und ein entwicklungsfertiger Scope in 2 Tagen

    3–5 Tage · Je nach Codebase-Größe

    Code Audit

    Wisse genau, was nicht funktioniert, was riskant ist und was zuerst behoben werden muss

    3–5 Tage · Festpreis

    UX Audit

    Eine priorisierte Liste von UX-Verbesserungen, die Conversion und Retention steigern

    Gespräch buchenKontakt

    Tools & Technologien

    Microsoft Sharepoint

    Microsofts Plattform für Intranets, Dokumentenmanagement und interne Portale.

    Shopify

    E-Commerce-Plattform, die wir mit individuellen Funktionen, Integrationen und Automatisierung erweitern.

    ClickUp

    Projektmanagement-Plattform, die wir intern nutzen und in Kunden-Workflows integrieren.

    Pipedrive

    CRM-Plattform, für die wir autorisierter Partner sind, spezialisiert auf Sales-Pipeline-Integrationen.

    Alle Technologien ansehen →

    Häufig gestellte Fragen

    Ab wann würdet ihr empfehlen, zu automatisieren, anstatt weiterhin manuell zu arbeiten?

    Wir weisen auf Automatisierungspotenziale hin, sobald wir sie erkennen – das ist Teil unserer Arbeitsweise, kein separates Gespräch. Die deutlichsten Signale sind: Eine Aufgabe kommt sehr häufig vor, folgt einem gleichbleibenden Muster und erfordert keine Urteilsfähigkeit.

    Wenn wir das erkennen, nennen wir dir die Entwicklungskosten, die geschätzte Zeitersparnis und den ungefähren Amortisierungszeitraum. Du entscheidest, ob du jetzt, später oder gar nicht automatisieren möchtest. Kein Druck – aber wir sehen es als unsere Aufgabe, dir die Option aufzuzeigen.

     → Unsere Automatisierungsleistungen ansehen

    Was ist der Unterschied zwischen eurem Angebot und der Einstellung eines Virtual Assistant?

    Ein Virtual Assistant erledigt Aufgaben, so wie sie ankommen. Wir übernehmen Prozesse – mit Dokumentation, Konsistenz, Qualitätsprüfungen und einem klaren Weg zur Automatisierung, wenn das die Richtung ist.

    Der praktische Unterschied: Wenn die Person, die die Arbeit erledigt, wechselt, sollte die Qualität das nicht tun. Wir dokumentieren, was wir tun und warum – damit der Prozess nicht von einer einzelnen Person abhängt. Und weil wir in ein Softwareunternehmen eingebettet sind, können wir dir die Automatisierung empfehlen – und entwickeln –, die die manuelle Arbeit irgendwann vollständig ersetzt.

    Wir machen uns Sorgen, sensible Geschäftsdaten weiterzugeben. Wie geht ihr damit um?

    Wir nehmen den Umgang mit Daten ernst. Wir unterzeichnen NDAs, bevor die Arbeit beginnt, arbeiten wo möglich innerhalb deiner bestehenden Systeme – anstatt Daten in externe Tools zu exportieren – und halten uns an vereinbarte Zugriffsprotokolle. Wenn du spezifische Compliance-Anforderungen hast – DSGVO, branchenspezifische Vorschriften oder interne Sicherheitsrichtlinien – sag es uns, und wir arbeiten entsprechend.

    Wir sprechen auch gerne darüber, welche Teile eines Prozesses ohne direkten Zugriff auf sensible Daten abgewickelt werden können – das reduziert die Angriffsfläche manchmal erheblich.

    Wie stellt ihr Qualität und Genauigkeit bei datenintensiver Arbeit sicher?

    Wir arbeiten in strukturierten, überprüfbaren Batches – nicht in unkontrollierten Massenoperationen ohne Kontrollpunkte. Bevor wir beginnen, legen wir gemeinsam fest, wie „korrekt" aussieht: Feldformate, Validierungsregeln, akzeptable Fehlerquoten und was passiert, wenn wir auf Grenzfälle stoßen.

    Für laufende Arbeiten liefern wir regelmäßige Reports über verarbeitete Mengen, markierte Fehler und aufgewendete Zeit. Du hast volle Transparenz über das, was wir tun und wie es läuft – nicht nur eine erledigte Aufgabe ohne Nachvollziehbarkeit.

    Ist das eine langfristige Verpflichtung, oder können wir mit einem einzelnen Projekt starten?

    Beides ist möglich. Manche Kunden kommen mit einer einmaligen Migration oder Bereinigung zu uns – eine Datenbank, die neu strukturiert werden muss, oder ein Produktkatalog, der von Grund auf neu aufgebaut werden soll. Andere brauchen laufenden operativen Support von Monat zu Monat.

    Wir passen jeden Auftrag an das an, was du tatsächlich brauchst. Wenn es ein einmaliges Projekt ist, liefern wir es und schließen es ab. Wenn es sich zu laufendem Support entwickelt, können wir das ebenfalls strukturieren. Es gibt keine Mindestlaufzeit, um anzufangen.

    Ich weiß noch nicht genau, was ich brauche. Kann ich mich trotzdem melden?

    Auf jeden Fall – das ist eigentlich der beste Zeitpunkt für ein Gespräch. Viele unserer erfolgreichsten Projekte begannen mit einem Gespräch, in dem der Kunde sagte: „Ich habe ein Problem, aber ich weiß nicht, wie ich es lösen soll." Wir helfen dir herauszufinden, was du wirklich brauchst – bevor auch nur ein Euro den Besitzer wechselt.

    Genau dafür gibt es die Clarity Session: ein fokussiertes 60-minütiges Gespräch, das mit einer klaren schriftlichen Zusammenfassung des Problems, der Risiken und des empfohlenen nächsten Schritts endet.

    Wie starten wir die Zusammenarbeit?

    Am einfachsten ist es, einen kostenlosen 30-minütigen Call zu buchen. Wir hören dir zu, stellen ein paar Fragen und sagen dir ehrlich, was als nächster Schritt sinnvoll ist. Keine Verpflichtung – nur ein Gespräch.

    Wenn du noch nicht bereit für einen Call bist, kannst du uns auch über das Kontaktformular unten eine Nachricht schicken. Wir antworten innerhalb eines Werktags.

    → Gespräch buchen

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