AI Readiness Audit

AI Readiness Audit · für Bürounternehmen bis 50 Mitarbeitende

In 5 Tagen weißt du, welche Prozesse KI wirklich verbessert. Und wie viel du dabei gewinnst.

Ein bezahltes Audit mit festem Umfang und Festpreis. Wir analysieren deine Tools, Daten und Prozesse, berechnen das Potenzial in Stunden und Euro, und am Ende bekommst du einen Bericht mit Readiness-Score und bepreisten Umsetzungsoptionen. Ohne Verpflichtung zur weiteren Zusammenarbeit.

Przykładowa strona raportu · wynik gotowości

0 / 100

Integracje i API0

Dane0

Bezpieczeństwo i zgody0

Dojrzałość procesów0

Gotowość organizacyjna0

Rekomendacja:ścieżka Quick wins.Jak liczymy wynik?

0-40 Fundamenty41-70 Quick wins71-100 Integracje

Prüfe das Potenzial deines Unternehmens Wie läuft das Audit ab?

Rechne selbst nach

Wie viel kostet dich manuelle Arbeit jeden Monat?

Daten zwischen Systemen kopieren, Rechnungen abtippen, Berichte aus E-Mails und Excel zusammenstellen. Stelle die Regler auf dein Unternehmen ein und sieh das Ausmaß des Problems, bevor du dich für ein Audit entscheidest.

Pracownicy biurowi15 osób

Powtarzalne zadania ręczne, na osobę6 h / tydz.

Badania rynkowe i nasze obserwacje u klientów wskazują zwykle 5-10 godzin tygodniowo w firmach biurowych.

Pełny koszt godziny pracy90 zł

Wynagrodzenie brutto plus składki i narzuty, podzielone przez przepracowane godziny.

Szacunkowy koszt pracy ręcznej

0 zł

miesięcznie, w Twojej firmie

Godziny pracy ręcznej / mies.0 h

Rocznie0 zł

Potencjał do odzyskania (30-50%)0 zł

To szacunek orientacyjny. Dokładnie te liczby, dla Twoich konkretnych procesów, ustalamy w audycie: mierzymy stan wyjściowy, a po wdrożeniu raportujemy rzeczywisty efekt.

Wo wir nach Einsparungen suchen

Die typischen Prozesse, die wir unter die Lupe nehmen

In Bürounternehmen bis 50 Mitarbeitende fressen dieselben Prozesse am meisten Zeit. Im Audit prüfen wir jeden davon in deinem Unternehmen: was er heute kostet und was sich realistisch damit machen lässt.

Administration
Rechnungen und Kostenbelege
Manuelles Abtippen von Daten aus PDFs ins Buchhaltungssystem, Freigaben per E-Mail hinterherjagen, Anhänge in Postfächern suchen.
Typisches Potenzial: 60–80 % weniger Zeit pro Dokument dank automatischer Erfassung und Freigabe-Workflow.
Vertrieb
Angebote und Follow-up
Jedes Angebot wird von Grund auf in Word erstellt, Kundendaten werden aus dem CRM kopiert, Erinnerungen an Follow-ups bleiben im Kopf des Vertrieblers.
Typisches Potenzial: ein Angebot in Minuten statt Stunden dank Vorlagen mit CRM-Daten und automatischen Follow-ups.
Kundenservice
Wiederkehrende E-Mail-Anfragen
Ein Großteil des Postfachs sind Fragen zu Status, Preisen und denselben formalen Themen. Antworten werden jedes Mal von Hand neu geschrieben.
Typisches Potenzial: 30–60 % der Anfragen mit einem von KI erstellten Antwortentwurf zur Freigabe durch einen Menschen.
Management
Reporting für die Geschäftsführung
Ein wöchentlicher Bericht aus Excel, CRM und E-Mails zusammengestellt. Daten sind am Präsentationstag schon veraltet, Manager:innen verlieren jede Woche Stunden.
Typisches Potenzial: ein automatisch generierter Bericht aus verbundenen Quellen, immer aktuell statt einmal pro Woche.
HR & Onboarding
Mitarbeiterdokumente und Anträge
Urlaubsanträge per E-Mail, Onboarding als Liste in irgendjemandes Notizbuch, Dokumente verteilt zwischen Laufwerk und Ordner.
Typisches Potenzial: ein Workflow mit automatischem Status; neue Mitarbeitende werden anhand einer wiederholbaren Checkliste eingearbeitet, nicht nach Team-Gedächtnis.
Operations
Daten zwischen Systemen abtippen
Dieselben Daten werden zwei- oder dreimal eingegeben: ins CRM, in Excel, ins Abrechnungssystem. Jede erneute Eingabe ist ein Fehlerrisiko.
Typisches Potenzial: Daten werden einmal erfasst, Integrationen tragen sie automatisch weiter und eliminieren Abtippfehler.

Case Study · Rocksoft von innen

So sieht es in der Praxis aus, nicht auf Folien

Bevor wir dir irgendeine Automatisierung vorschlagen, testen wir sie an uns selbst. Drei Umsetzungen, mit denen wir bei Rocksoft jeden Tag arbeiten. Zu jeder fügen wir eine Demo-Aufnahme hinzu, damit du sie in Aktion siehst und nicht nur davon liest.

Unternehmenswissen
Firmendateien per Bot durchsuchen
Problem: Statt Ordner zu durchwühlen und in Channels zu fragen, fragen wir einen Bot in normaler Sprache. Die KI durchsucht Firmendateien und Dokumente und liefert eine Antwort mit Quellenangabe.
Effekt: Antwort in Sekunden statt Suche durch Ordner und Menschen. Wissen hängt nicht mehr davon ab, wer gerade im Büro ist.
Dokumente
Dokumente aus Firmenvorlagen generieren
Problem: Angebote, Berichte und Projektdokumente entstehen mit einem einzigen Befehl: ein dediziertes KI-Skill füllt eine Firmenvorlage mit Projektdaten — Marke, Struktur und Stil bleiben erhalten.
Effekt: Fertiges Dokument in Minuten statt Stunden Zusammenstellen von Grund auf, immer im Einklang mit der Firmenvorlage.
Abrechnung
Automatische Stundenerfassung aus ClickUp (n8n)
Problem: Geleistete Stunden aus ClickUp werden automatisch über einen n8n-Workflow gezählt und fließen direkt in die Projektabrechnung. Null manuelles Sammeln von Timesheets am Monatsende.
Effekt: Projektabrechnungen berechnen sich von selbst — kein PM, der Timesheets hinterherjagt, keine Abtippfehler.

To nasze własne wdrożenia dla klientów. Ten sam sposób pracy — dobrany do Twoich procesów i policzony przed i po — rekomendujemy w raporcie z audytu.

Ablauf des Audits

Vom Start zum Bericht in 5 Tagen. Maximal 8 Stunden Aufwand für dich.

Wir wissen: In einem Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden hat niemand Zeit für monatelange Analysen. Deshalb sammeln wir Material asynchron und treffen uns nur zweimal live.

TAG 1
Remote-Diagnose
Du bekommst ein Diagnoseformular. Wir analysieren deine Tools, Systeme, Daten und den aktuellen KI-Einsatz. Eine kurze Umfrage füllen auch operative Mitarbeitende aus, um die Sicht des Managements zu überprüfen.
Dein Aufwand: ~1 Std. für das Formular
TAG 2
Prioritäten-Workshop
Ein Termin mit einer Vertretung der Geschäftsführung und den Abteilungsleitungen. Gemeinsam identifizieren wir wiederkehrende Prozesse und die schmerzhaftesten, und ordnen sie nach Wirtschaftlichkeit.
Dein Aufwand: 4-Std.-Session
TAG 3-4
Bericht & Scoring
Wir erarbeiten den Readiness-Score von 0–100, Use Cases für deine Prozesse mit geschätztem Effekt sowie bepreiste Umsetzungsvarianten mit Zeitplan.
Dein Aufwand: 0 Std., wir arbeiten
TAG 5
Besprechung & Entscheidung
Zweiter Termin: Wir gehen den Bericht Punkt für Punkt durch, beantworten Fragen und helfen bei der Wahl des Wegs. Entscheidung und Plan bleiben bei dir — unabhängig von einer weiteren Zusammenarbeit.
Dein Aufwand: bis zu 4-Std.-Session

Was du genau bekommst

Ein Bericht, der ein Aktionsplan ist — keine Präsentation über KI

AI Readiness Score 0–100, aufgeschlüsselt nach 5 Bereichen
Der Score zeigt den richtigen nächsten Schritt — er ist weder Lob noch Schreckgespenst.
Eine Landkarte deiner Tools, Systeme und Daten
Was mit was verbunden werden kann, wo die Daten liegen und was Automatisierung blockiert.
Eine Prozessliste priorisiert nach Wirtschaftlichkeit
Für jeden: aktuelle Bearbeitungszeit, Volumen, Schmerzgrad und Verbesserungspotenzial.
Konkrete KI- und Automatisierungs-Use-Cases für deine Prozesse
Keine Allgemeinplätze wie 'einen Chatbot einführen', sondern: welcher Prozess, welches Tool, mit welchem geschätzten Effekt.
Bepreiste Umsetzungsvarianten zur Auswahl
Jede mit Umfang, Zeitplan und Preis.
Regeln für den sicheren KI-Einsatz in deinem Unternehmen
Welche Daten in welche Tools dürfen, plus Zugang zu unseren Schulungsmaterialien für dein Team.

Wie wir den AI Readiness Score berechnen

Der Score ist ein gewichteter Durchschnitt aus 5 Bereichen. Jeden Bereich bewerten wir auf einer Skala von 0–100 anhand von Kontrollfragen aus drei Quellen: dem Diagnoseformular, einer anonymen Umfrage unter operativen Mitarbeitenden und dem Workshop mit der Geschäftsführung. Die Methodik ist fest und wiederholbar, sodass der Score nach umgesetzten Änderungen verglichen werden kann.

Integrationen & API (Gewichtung 25 %): ob E-Mail, Aufgaben, CRM und Dokumente Verbindungen und Automatisierung ermöglichen
Daten (20 %): wo sie liegen, ob sie zugänglich und strukturiert sind
Sicherheit & Einwilligungen (20 %): Zugriffsrechte, sensible Daten, DSGVO, Bedingungen für sicheren Tool-Einsatz
Prozessreife (20 %): ob Prozesse wiederholbar, dokumentiert und mit Verantwortlichen versehen sind
Organisatorische Bereitschaft (15 %): Entscheidungsträger:innen, Kompetenzen, aktueller KI-Einsatz

Empfehlungsschwellen: 0–40 Punkte ist der Weg Fundamente, 41–70 Punkte Quick Wins, 71–100 Punkte fortgeschrittene Integrationen. Ein niedriger Wert in einem einzelnen Bereich (z. B. Daten unter 50) fließt als eigene Maßnahme in den Bericht ein, unabhängig vom Gesamtergebnis.

Online-Mini-Audit

Prüfe deinen ungefähren Score in 3 Minuten

15 Fragen, genau dieselben Bereiche und Gewichtungen wie im vollständigen Audit. Antworte ehrlich, und der Zähler rechts zeigt deinen ungefähren AI Readiness Score und den empfohlenen Weg.

Integracje i API

waga 25%

1. Gdzie Twój zespół pracuje na co dzień?

2. Czy macie CRM lub system zadań z możliwością integracji (API)?

3. Czy jakieś dane przepływają dziś między Waszymi systemami automatycznie?

Dane

waga 20%

4. Gdzie są kluczowe dane firmy: klienci, zlecenia, dokumenty?

5. Jak łatwo znaleźć aktualną wersję dokumentu albo właściwą daną?

6. Czy pliki i dane mają wspólną strukturę i nazewnictwo?

Bezpieczeństwo i zgody

waga 20%

7. Jak wygląda kontrola dostępów do systemów i danych?

8. Czy macie zasady używania AI i przekazywania danych do zewnętrznych narzędzi?

9. Czy wiecie, gdzie w firmie są dane osobowe i kto ma do nich dostęp?

Dojrzałość procesów

waga 20%

10. Czy kluczowe procesy są opisane (instrukcje, checklisty)?

11. Czy procesy mają właścicieli, czyli osoby odpowiedzialne za ich przebieg?

12. Czy ten sam proces przebiega za każdym razem podobnie?

Gotowość organizacyjna

waga 15%

13. Jak zarząd podchodzi do tematu AI i automatyzacji?

14. Czy zespół używa już AI w codziennej pracy?

15. Jak zespół przyjmuje nowe narzędzia?

Nach dem Audit

Drei Umsetzungswege. Du entscheidest, nicht wir.

Das Audit-Ergebnis zeigt, welcher Weg für deine Situation sinnvoll ist. Ein niedriger Score ist kein Scheitern — er bedeutet nur, dass Automatisierung ohne solide Grundlage Geld zum Fenster hinauswerfen würde.

Niedrige Bereitschaft · 0–40 Pkt.
Fundamente
Wir bringen dein Arbeitsumfeld in Ordnung, damit die nächsten Schritte ein solides Fundament haben.
- Auswahl der Tools: E-Mail, Aufgaben, Dokumente, Kommunikation
- Migration und Ordnung der Daten an einem Ort
- Einführung einfacher Automatisierungen ohne KI — Workflows, Benachrichtigungen, Integrationen
Mittlere Bereitschaft · 41–70 Pkt.
Quick Wins
Wir setzen konkrete Verbesserungen dort um, wo KI schnell und messbar wirkt.
- Automatisierung der im Audit identifizierten wiederkehrenden Prozesse
- Einführung von KI-Assistenten für Dokumente und Kommunikation
- Integrationen zwischen Systemen — Daten fließen, statt abgetippt zu werden
Hohe Bereitschaft · 71–100 Pkt.
Fortgeschrittene Integrationen
Wir bauen eigene KI-Tools und tiefere Integrationen zwischen Systemen.
- Ein eigener KI-Assistent, gespeist mit Unternehmenswissen
- Fortgeschrittene KI-in-the-Loop-Workflows — von Daten zu Entscheidungen
- Vorher-Nachher-Effektmessung, ROI-Reporting

Effektmessung

Glaub uns nicht auf unser Wort. Wir messen jede Umsetzung vorher und nachher.

Messung ist ein verpflichtender Teil jeder Umsetzung, kein bezahlter Zusatz. Vor dem Start legen wir eine Ausgangsbasis fest, nach der Umsetzung berichten wir den tatsächlichen Effekt in Zahlen.

Anzahl der bearbeiteten Fälle oder Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum
Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Fall
Fehler, Korrekturen und manuelle Übergaben zwischen Personen
Antwortzeit an Kund:innen bzw. Durchlaufzeit
Kosten der genutzten Tools, vorher und nachher
Tatsächliche Nutzung der neuen Lösung durch das Team

Die wichtigste Kennzahl

Zurückgewonnene Team-Kapazität

Wie viele Arbeitsstunden dein Team jeden Monat tatsächlich zurückgewinnt — nach ehrlichem Abzug von Ausnahmen und Qualitätskontrolle.

zurückgewonnene Kapazität =
(Zeit vorher − Zeit nachher) × Arbeitsvolumen
− Ausnahmen und Qualitätskontrolle

Wir versprechen nicht von vornherein Stellenabbau. Der erste Effekt ist meist zurückgewonnene Zeit für Vertrieb, Kundenservice und höherwertige Arbeit.

Ehrlich über die Passung

Für wen es ist — und für wen nicht

Das Audit ist sinnvoll, wenn:
- du ein Bürounternehmen mit bis zu ca. 50 Mitarbeitenden führst
- dein Team in wiederkehrenden Aufgaben versinkt: E-Mails, Dokumente, Berichte, Daten abtippen
- deine Mitarbeitenden bereits mit KI experimentieren, aber jeder auf seine Weise und ohne Regeln
- du eine Entscheidung auf Basis von Zahlen willst, nicht Bauchgefühl und Hype
- du lieber mit einem kleinen, messbaren Schritt startest als mit einem großen Projekt
Das ist nichts für dich, wenn:
- du jemanden suchst, der einfach Lizenzen kauft und „KI einschaltet“
- du vor jeder Analyse schon ein fertiges Versprechen auf Stellenabbau erwartest
- dein Unternehmen mitten in so großen Veränderungen steckt, dass sich Prozesse jede Woche ändern
- niemand aus der Geschäftsführung zwei Termine für die Unternehmensprioritäten erübrigen kann

Fragen und Antworten

Häufigste Fragen zum Audit

Wie viel kostet das Audit?
Das Audit hat einen festen Umfang und einen Festpreis, den du im Erstgespräch erfährst — vor jeder Entscheidung. Es gibt keine Stundensätze oder Zusatzkosten unterwegs: Es ist ein geschlossenes Paket. Arbeiten außerhalb des Audit-Umfangs, falls überhaupt nötig, werden immer separat und vorab bepreist.
Wie viel Zeit kostet das mein Team?
Insgesamt maximal 8 Stunden Termine: der Prioritäten-Workshop (bis zu 4 Std.) und die Berichtsbesprechung (bis zu 4 Std.). Dazu etwa eine Stunde für das Diagnoseformular und ein paar Minuten für eine kurze Umfrage unter operativen Mitarbeitenden.
Was, wenn wir einen niedrigen Readiness-Score bekommen?
Das ist ein genauso wertvolles Ergebnis wie ein hoher. Ein niedriger Score bedeutet, dass Automatisierung ohne vorbereitete Grundlagen Geld zum Fenster hinauswerfen würde — und genau das zeigt der Bericht: was zuerst zu ordnen ist, in welcher Reihenfolge und zu welchen Kosten.
Verpflichtet uns das Audit zur Umsetzung mit euch?
Nein. Bericht, Scoring und bepreiste Optionen bleiben bei dir, unabhängig von deiner Entscheidung. Du kannst die Empfehlungen mit uns, mit einem anderen Anbieter oder in Eigenregie umsetzen.
Was ist mit der Sicherheit unserer Daten?
Sicherheit und Einwilligungen sind einer der fünf Bewertungsbereiche im Audit. Im Bericht bekommst du die Regeln: welche Daten in welche Tools dürfen und unter welchen Bedingungen. Das Audit selbst führen wir unter einer Vertraulichkeitsvereinbarung durch.
Wir haben keine eigene IT-Abteilung. Ist das ein Problem?
Nein, der Service ist genau für Unternehmen ohne eigene IT konzipiert. Das Diagnoseformular lässt sich ohne technisches Wissen ausfüllen, und die Empfehlungen im Bericht basieren auf bewährten, gepflegten Tools, die kein Entwicklerteam auf deiner Seite erfordern.
Was unterscheidet das von der kostenlosen Beratung, die andere anbieten?
Eine kostenlose Beratung endet meist mit einem Verkaufsangebot. Unser Audit ist ein bezahlter, eigenständiger Service mit einem konkreten Ergebnis: Scoring, Prozesslandkarte, durchgerechnete Use Cases und bepreiste Varianten. Kostenlos ist bei uns nur ein 30-minütiges Erstgespräch, das prüft, ob das Audit für dich überhaupt sinnvoll ist.

AI Readiness Audit

Wie viel kostet dich manuelle Arbeit jeden Monat?

Die typischen Prozesse, die wir unter die Lupe nehmen

So sieht es in der Praxis aus, nicht auf Folien

Firmendateien per Bot durchsuchen

Dokumente aus Firmenvorlagen generieren

Automatische Stundenerfassung aus ClickUp (n8n)

Vom Start zum Bericht in 5 Tagen. Maximal 8 Stunden Aufwand für dich.

Remote-Diagnose

Prioritäten-Workshop

Bericht & Scoring

Besprechung & Entscheidung

Ein Bericht, der ein Aktionsplan ist — keine Präsentation über KI

Wie wir den AI Readiness Score berechnen

Prüfe deinen ungefähren Score in 3 Minuten

Integracje i API

Dane

Bezpieczeństwo i zgody

Dojrzałość procesów

Gotowość organizacyjna

Drei Umsetzungswege. Du entscheidest, nicht wir.

Glaub uns nicht auf unser Wort. Wir messen jede Umsetzung vorher und nachher.

Zurückgewonnene Team-Kapazität

Für wen es ist — und für wen nicht

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